GTD 2.0 – Automatizálj, hogy produktív lehess

GTD 2.0 – Automatizálj, hogy produktív lehess

Lehet, hogy a cím egy kicsit erős, de amiért megtartottam: A GTD egy szuper metodológia, ami alád teszi a produktív munkához szükséges gondolkodásmódot. Az, hogy ehhez milyen rendszert használsz, már rajtad múlik. Lehet papír alapon, noteszt mindig magadnál tartva, vagy digitálisan, mindig mobilon, laptopon jegyzetelve. Előbbinél elvitathatatlan a hangulat, ahogy serceg a töltőtoll a papíron, de az is mellette szól, hogy a papírra jegyzetelés mindig ad egy kis pluszt a kreativitásnak. A digitális jegyzetelés mellett viszont az szól, hogy az tényleg mindig kéznéz van és a felhő szolgáltatásoknak hála minden eszközön egyszerre el is érhető.

Én ez utóbbi mellett kötöttem ki, ami hamarosan követett egy nagyobb hullámú “productuvity porn” időszak, amikor minden eszközt és minden lehetőséget kipróbáltam. Ennek előnye az lett, hogy megtaláltam a számomra és szerintem legtökéletesebb megoldást, hátránya, hogy ha egyszer rákapsz, akkor könnyen beleeshetsz abba a hibába, hogy sose lesz stabil rendszered, mert mindig valami újítást próbálsz bevezetni. A rendszerem egyik alap eleme pedig az lett, hogy ahol volt rá szükség és lehetőség, ott a manuális rögzítést kivettem, helyette pár automatizáló szoftverre bíztam a munka oroszlán részét. Erről lesz szó néhány bekezdés múlva!

Pár szó a GTD-ről

A Getting Things Done metodológia valamivel több mint egy éve került be az életembe, akkoriban kezdtem el ugyanis keresni olyan módszereket, amikkel rendszert tudok vinni a munkámba, mert erősen a multitasking nyomása alá kerültem.
Megnéztem több féle megoldást, például az Eisenhower mátrixot, ami jó, de nem volt elég alapos.

 

A GTD előnye, hogy nem kifejezetten arra korlátozódik, hogy hogyan kezeld a feladataidat. Sokkal inkább az a fontos, hogy milyen módszerekkel lehet fejben megkönnyítened a mindennapjaidat ahhoz, hogy a feladataid megoldására tudj koncentrálni, ne pedig arra, hogy épp mit is kellene csinálnod. Részletesebben erről itt írtam.

A Getting Things Done egyik fontos eleme, hogy legyen egy számodra kényelmes rendszer, amit használsz. Mindig azt, mindenre, nem csak munkahelyi dolgokra. Nálam ez három elemből áll össze:

ToDoist – minden feladatom itt kerül rögzítésre (helyettesíthető például Asana-val, én is majdnem ezt tettem)

Evernote – mindig ide jegyzetelek 

Pocket – ez a referencia kezelő rendszer, ahol a fontos / hasznos anyagokat tárolom. (Erre jó alternatíva lehet a Feedly is.)

Ezt még, a teljes igénye miatt kiegészíti a Google Drive és a Trello, de ezek inkább ennek a hármasnak a kiegészítő elemei, nem az alapvető rendszer részei.

Automatizált kontroll

A három különböző rendszer önmagában odafigyelést igényel, hogy rendben legyen tartva, mert ha csak bedobálsz mindent, akkor hamar káosz lesz. Most vegyük alapvetésnek azt, hogy van egy meghatározott módszered arra, melyik rendszerbe hogyan helyezel el elemeket.

Ami a productivity porn-ban való megmártózásom eredménye lett: egy sok ponton automatizált rendszer, ami átfogja az általam használt három fő programot (ToDOist, Evernote és Pocket).

Az alap gondolat az volt, hogy mindhárom rendszert aktívan és rendszerezetten használom, de az olyan feladatoknál, amiknél egyszerre több rendszer is érintett volt, többször kellett rögzítenem. Például egy meeting jegyzetből taskok estek ki nekem, amiket külön fel kellett rögzítenem ToDoistbe. Ha ezt akkor nem intéztem el, akkor vagy emlékeztetőt állítottam be Evernote-ban, vagy fennállt a veszélye, hogy valami elmarad. Vagy találtam egy fontos cikket, amit mindenképp el kellett olvasnom, de akkor épp nem volt időm rá, hát elmentettem Pocket-be, de onnantól már rám volt bízva, hogy eszembe jut-e az alkamas időpontban.

Ezeket a hiba lehetőségeket és dupla rögzítéseket váltottam ki egy félig automatizált, címkézés vezérelt rendszerrel, amit most be is mutatok, illetve adok pár “receptet” is, amit azonnal használni is tudsz majd.

A rendszer magja

Mivel egyszerre több programot is használok, így elég egyértelmű volt, hogy kell egy újabb, ami ezeket összefogja. Elég hamar előkerült a Zapier, de mivel kihasználni csak úgy tudod igazán, ha előfizetsz, elkezdtem körül nézni. Egyből meglett a nyertes: IF (leánykori nevén IFTTT).

Az IF pontosan azt adta hozzá a rendszerhez, amire szükség volt: különböző események által automatikusan lefuttat egy másikat. Gyakorlatilag minden online platformmal össze lehet kötni és szinte korlátlan kombinációs lehetőségek vannak, határ csak a csillagos ég.

Működés közben a gépezet

Első lépés: előkészítés

Itt a legegyszerűbb megoldás a legjobb, ezt javaslom neked is: leültem egy notesszal és összeírtam, hogy a saját rendszeremben milyen folyamatbeli lépések vannak, majd kiemeltem azokat, amiknél két program között kellett váltani.

Néhány példa:

  • Jegyzetből feladat (Evernote » ToDoist)
  • Feladatból jegyzet (ToDoist » Evernote)
  • Olvasnivalót nem elfelejteni (Pocket » ToDoist)
  • Jó cikk alapanyagot elmenteni (Pocket » Evernote)
  • Fontos hírleveleket mindenképp elolvasni (Gmail » ToDoist)
  • Nem fogadott hívásokat elintézni (Mobil » ToDoist)
  • Saját cikkeimet megosztani (RSS » ToDoist)
  • Ezek azok, amik talán a fontosabbak, de még rengetek ilyen összefüggést lehet találni.

Második lépés: kísérletezés

Az előkészítés után elkezdtem az első IF receptek összeállítását és leteszteltem, hogy működnek.

A kísérletezésből kibukott, hogy egy csomó minden szuper, más receptek használhatatlanok, megint másokat csak egy kicsit optimalizálni kellett. Ezekből alakult ki végül egy 30-40 receptből álló lista, amire mindig számíthatok és összeköti a GTD rendszerem elemeit, ezzel rengeteg időt spórolva meg nekem, de ami még fontosabb: radikálisan csökkentette annak a lehetőségét, hogy homokszem kerüljön a gépezetbe, ezzel pedig jelentős, érezhető mértékben csökkentette a feladatok kezelésével kapcsolatos stresszt. Szinte mindegy, hogy hol rögzítek be valamit, a végeredmény egy feladat lesz ToDoistben, így alapvetően elég csak ezt átnéznem a napi / heti összesítések, tervezések alkalmával.

Harmadik lépés: önkontroll

Igazából ez nem egy kifejezett lépése a folyamatnak, mégis fontos kiemelni. Az IF és hasonló rendszerek lényege, hogy pillanatok alatt tudsz összekapcsolni rendszereket, eszközöket.

Ezzel az egész arra motivál, hogy csináld tovább, készíts újabbakat.

A GTD alapja viszont egy stabil, jól bejáratott rendszer. Ha folyamatosan változtatsz, ha folyamatosan hozzáadsz valamit, akkor soha nem fog megszokás szintre kerülni a metodológia, mindig azon kell majd gondolkoznod, hogy mit is kell tenned, illetve egy IF használat esetén, valyon ez hogy került ide.

Nincs szükség folyamatos fejlesztésre! Ha megtaláltad azt a rendszert, ami jól működik, akkor használd. Élvezd, hogy jól működik és tehermentesíti a fejed, megkönnyíti a napjaid.

Az ajándék

Ígértem néhány kézzel fogható tippet, amivel fel tudod turbózni a rendszeredet pillanatok alatt.

Először is lépj be az IF-be, majd kösd össze az általad használt programokkal (ToDoist, Asana, Trello, Evernote, Pocket, Google Drive, Twitter, stb.)

Másodszor klikk az alábbi receptekre (amelyik tetszik) és mentsd el magadnak. Ha van olyan program, amit még IF-en belül nem kötöttél össze a profiloddal, akkor azt meg kell még tenned.

Harmadszor: az alábbi recepteket mentsd el magadnak és használd.

Ez csak pár példa, hogy könnyebben érezz rá. Az adatokat pedig igazítanod kell a saját igényeidhez (pl. RSS feed url).

Ha van neked is valamilyen csoda IF recepted, akkor oszd meg velem!

Produktív napot!

Digitális marketing stratéga vagyok, a LeadFlow Consulting társalapítója. Szakterületem a tartalommarketing, annak minden leágazása és a keresőoptimalizálás. Elsődlegesen e-kereskedelmi oldalak technikai és tartalmi optimalizálásával, illetve tartalomalapú marketing kampányok megvalósításával foglalkozok. Mottóm: “Nyújts kiváló tartalmat és érdemeld ki a jogot, hogy promótáld a termékedet!” - Guy Kawasaki Ha van esetleg kérdésed, akkor az alábbi csatornákon megtalálsz.
Bezár