ToDoist bemutató, hogyan kezd el használni és miért!

ToDoist bemutató, hogyan kezd el használni és miért!

Többen tudjátok rólam, hogy  a napi feladatok megoldásához nekem a GTD (Get Things Done). A GTD egyik alapja a jó task management, ehhez meg kell találni a megfelelő eszközt a saját magad számára. Nekem ebben hosszas válogatás után, amiről egy korábbi posztban is megemlékeztem, a Todoist lett. Most ezt a programot fogom részletesen bemutatni, ill. azt, hogy én hogyan használom.

 

Todoist

Ha röviden kellene bemutatnom, akkor: ez egy professzionális feladat management eszköz. Elérhető böngészőből, laptopra telepítve, vagy mobil applikációként, plusz beépülő modulként még számos, gyakran használt helyen, pl. Gmail, Outlook, vagy Chrome. Tehát mindenki megtalálja azt, ami neki a legkényelmesebb.


Funkciók

Minden alap elvárást kiszolgál funkciók terén, így:

  • Létre tudsz hozni projekteket a nagyobb tennivalókat, amikbe össze tudod gyűjteni a hozzá tartozó feladatokat.
  • Projektekbe ágyazott projektek, ha komolyabb dologról van szó, ami több szálon is fut. Pl. egy nagyobb volumenű fejlesztés.
  • Task kezelés egyszerűen (részletesebben lentebb)
  • Határidők beállítása
  • Emlékeztetők, ha esetleg elfelejtenél valamit, vagy nagyon határidős

Szerintem ezeket kell tudnia mindenképp még a legegyszerűbb task management programnak is.

 

Ezen felül a Todoist (nem csak a Todoist) még az alábbiakkal kényeztet el:

  • Címkézés, ennek használhatósága az egyedi összeállítástól a teljes használhatatlanságig terjed, embere válogatja, de adok rá majd egy tippet, hogy hogyan használd.
  • Színkódolás. Minden projektnek külön színkódot tudsz beállítani, így végig nézve a projektjeidet, pár pillanat alatt szét tudod választani őket és megtalálod, hogy melyik kell most. Én pl. egyszerűen munkahely (3 szín árnyalat ugyanabból a színből), privát és tanulás színeket használok.
  • Kooperáció. Projektenként tudsz meghívni munkatársakat, akikkel közös projekten dolgoztok, így együtt tudjátok pusztítani a taskokat, látjátok a közös munka aktuális állapotát.
  • Komment. Minden task alá tudnak a résztvevők kommentelni, így akár itt is tudtok egyeztetni fókuszáltan, 1-1 feladathoz kapcsolódóan.
  • Sub-taskok, amivel még tovább lehet szofisztikálni a használatot, mert egy feladat alá is be tudsz tenni számos kisebb feladatot.

Kiemelendő, a teljesség igénye kedvéért, hogy a fentiek közül több is csak akkor érhető el, ha kifizeted a Todoist Premium éves díját, ami ~7200,- forint, ami azért nem egy komoly összeg 1 évre.

Viszont az is lényeges, hogy a program tökéletesen használható ingyenes verzióban is, nekem onnan összesen két funkció hiányozna csak: az emlékeztető és a címkézés. Minden más ott van, így ha kipróbálnád, akkor szerintem kezd az ingyenessel.

Kis apróság, de jól eső plusz: a színeit valamennyire testre tudod szabni, így a szemnek is kellemesebb kicsit a látvány…

 

Tervezd meg a projektjeidet

Ahhoz, hogy hatékonyan tudd használni, nem árt, ha megtervezed a struktúráját. Alább két megoldást fogok leírni, én mindkettőt kipróbáltam, végül az első mellett kötöttem ki.

 

Kevés projekt, nagy hatékonyság

todoist advanced projectsAz egyik megközelítés szerint egyszerre max 5 projektet hozz létre (privát dolgok is beletartoznak), mert akkor fogsz csak hatékonyan dolgozni, ha egyszerre csak 3-5 projektre koncentrálsz.

A max 5 projekt kicsit azért csalás, mert ez konkrét feladatokra vonatkozik, viszont alapvetően vannak rendszeres dolgok, amiket projekttől függetlenül el szoktál végezni. Ezeket külön projektben, az 5-ön felül kell vezetni.

Az általam olvasott cikkben (micsoda véletlen, a Todoist oldalán) összesen 3 projekt van megadva. Munka, Privát és Rutin. Ez utóbbi az, ahova a napi/heti/havi szinten ismétlődő feladatokat pakolod be, munkahelyi és privát vegyesen, így a Munka projektbe csak az kerül be, aminek aktuálisan el kell készülnie és kifejezetten egy projektre vonatkozik.

 

Pro/kontra:

  • Jó megoldás arra, hogy csak egyszeri feladatok kerüljenek mindenhova máshova, amiket az adott feladat megoldásához el kell végezned, a folyamatos munkát külön követed.
  • Cserébe a Rutin mappába vegyesen kerülnek be a feladatok. (Ezt címkék használatával tudod orvosolni, de szerintem azt jobb másra használni.)

A Munka és a Privát mappákba természetesen tudsz alárendelt projekteket létrehozni, így szegmentálni a feladataidat. Az elmélet leginkább inkább itt valósul meg: igyekezz fő projektként egyszerre hármat kezelni mindig, hogy tudj fókuszálni. Ha több van, akkor pl lehet egy “Következő” projekted, ahova felveszel minden feladatot, aminek nekifogsz, ha szabadul fel hely.

 

Sok projekt létrehozása helyett nálam a címkék használata vált be végül. Minden Munka projektbe kerülő feladathoz hozzárendeltem egy pontosító címkét, hogy milyen konkrét projekthez is tartozik, így sokkal átláthatóbb lett például az ömlesztett “Rutin” projekt is.

 

Több projekt, átlátható struktúra

todoist starterA másik lehetőség, hogy minden feladatot a neki való projektbe helyezel és egy nagyon pontos projekt fát építesz fel. Például Munka projekt, azon belül Weboldal, Az alatt Karbantartás, UX teszt, Webdesign, Analitika, stb. projektek. Vagy ha agilisan dolgozol, akkor a Fejlesztés projekt x alatt lehetnek a Sprint 1-2-3-x projektjeid.

Ez első ránézésre bonyolult. Az is, viszont pont ez az ereje! Ha jól átgondolt struktúrát építesz fel, akkor átlátható marad és mindent azonnal meg fogsz találni, amivel foglalkozni szeretnél.

Pro/Kontra:

  • Mellette szól a szervezettség, amivel funkcionálissá tudod tenni az egészet, adott időben tudod nézni az összes feladatodat, vagy mindent ami munka, vagy minden egy adott projektről.
  • Ellene szól, hogy kicsit több odafigyelést igényel a struktúra felépítése és karbantartása.

 

Az, hogy a fenti két megoldás közül neked melyik a legjobb, az fogja eldönteni, hogy milyen kifutású feladataid vannak. Ha sok, gyorsan kipörgő feladatod van, akkor jobb az első, de ha nagyobb projektjeid vannak, amiket érdemes akár alábontva kezelni, hosszabb időn keresztül, akkor egy stabilabb struktúra előnyösebb. (Vagy egy harmadik megoldás, amit kitalálsz – és megosztasz velem kommentben 🙂 – mert neked az még jobb)

 

A GTD a Todoist motorja

Ha megvan a struktúra és fel is töltötted az első adag feladattal a projekteket, akkor jön a napi szintű használat. Ez a legkritikusabb része a Todoist használatának is, sőt az egész GTD metodológiának. Ha nem rögzítesz minden feladatot mindig ugyanoda (Todoist, Asana, kockás füzet, bármi), akkor egyik sem lesz pontos, így nem is támaszkodhatsz rá a mindennapokban.

Személyes tapasztalatom az, hogy ezt az ugrást az segít megtenni, ha nem csak a munkahelyi dolgokat viszed ide fel, hanem az otthoniakat is. Persze nem kell minden napra egy-egy reggeli-ebéd-vacsora feladatot felvinni (persze lehet…), de vannak olyanok, amiket akár el is felejthetsz, így érdemes felírni (bevásárlás, számlák, lotto, autószerelő). Ezzel tulajdonképpen csak mélyíted magadban az alkalmazás használatát és hamarabb válik rutinná.

Mivel nálam a GTD a munkám alapja, így a ToDoist kiválasztása egy fontos döntés volt.

Ha érdekel a GTD, akkor itt tudsz utána olvasni, hogy mi is az.

 

Tippek ToDoist használathoz

Platformok

A legelső, hogy keresd meg a neked leginkább megfelelő elérési pontot. Mobilon mindenképp fent kell lennie, de ezen felül van desktopra telepíthető verzió, böngészőbe beépülő modul, Outlook modul, de még Gmail modul is.

Az Outlook (ha azt használsz) szerintem kötelező, mert a leveleidet direkt módon hozzá tudod adni a feladataidhoz és később meg is nyithatod őket, ha foglalkozni akarsz velük.

 

Shortcuts

A gyors feladat rögzítéshez mindenképp érdemes áttanulmányozni a különböző shortcut lehetőségeket is.

add task advanced

Pl. !!Fontos feladat:!! tom at 9 p1 gyereket kitenni az iskolában @suli

Ez a Todoist számára azt jelenti, hogy: Fontos feladat: holnap 9-kor kitenni a gyereket az iskolában. Prioritás 1, címke: suli.

Nagyon jól működik a programban a szövegértés, így rövidítéseket használva egy csomó dolgot meg tudsz adni gyorsabban, ill. pár extra funkcióval elérheted, hogy szinte mindent be tudsz állítani 1 begépelt sorral.

todoist single date

 

todoist recurring date

 

todoist formatting

A fentiek csak a fontosabb példák, még találsz jó pár opciót itt.

 

Rutinok

Még egy dolog van, ami szerintem nagyon lényeges. A rendszeres rutinok, amik mentén ellenőrzöd és priorizálod a feladataidat. Ez szintén egy GTD alaptézis, mert így tudod mindig fókuszálni adott időszakra az energiáidat.

Nálam erre két időpont vált be:

  • heti rutin: minden hétfő reggel a meglévő feladataimat prioritás és határidő szerint, amennyire lehet elosztom a hétre. Beállítok emlékeztetőket, alábontok egy-egy feladatot, amiknek külön határidőt adok meg, hogy a végén pontosan legyen kész az egész. Ez minden hétfőn körülbelül 20 perc.
  • Napi rutin: minden reggel (egy kávé mellett) megnézem az aznapi listát és felosztom őket aznapra. Ha szoros lesz a napirend, akkor még időpontokat is be lehet állítani, hogy tartani tudjam a tempót. Ez körülbelül napi szinten 5-10 perc.

Nap végén, fakultatív jelleggel, ami esetleg nem lett kész feladat, azt átütemezem egy mozdulattal másnapra. De ez annyira nem elegáns, mert ezzel felrúgom a heti tervet is, így igyekszem pontosan tervezni a hetemet.

 

ToDoist rendszer, az összefűzések

Azon felül, hogy a program önmagában működik számos platformon, plusz beépül sok másik programba, vagy egy további előnye is.

Aktív kapcsolatot lehet kiépíteni rengeteg másik program és a ToDoist között. Erről írtam korábban, hogy nálam ez hogyan épül fel.

Egy rövid és nem teljes lista, kedvcsinálónak:

  • Evernote
  • Trello
  • Outlook / Gmail
  • Google calendar
  • Youtube

A végére a legjobb, amivel a legtöbbet össze tudod kötni: az IF egyre több kapcsolatot ad, folyamatosan bővül és a ToDoist is benne van már.

 

A legfrissebb és számomra egy nagy öröm volt: múlt héten jelentették be, hogy direkt módon össze lehet kapcsolni a Slack-kel is (egy csatornával). Mivel ezt aktívan használom, így jól jött, hogy már Slack-ből is tudod ToDoist feladatokat felvenni, ha kiderül valami a munka során.

 

Remélem meghoztam a kedved és találtál hasznos infot. Ha tetszett oszd meg, ha már használod, akkor írj nekem pár tippet hozzá!

Digitális marketing stratéga vagyok, a LeadFlow Consulting társalapítója. Szakterületem a tartalommarketing, annak minden leágazása és a keresőoptimalizálás. Elsődlegesen e-kereskedelmi oldalak technikai és tartalmi optimalizálásával, illetve tartalomalapú marketing kampányok megvalósításával foglalkozok. Mottóm: “Nyújts kiváló tartalmat és érdemeld ki a jogot, hogy promótáld a termékedet!” - Guy Kawasaki Ha van esetleg kérdésed, akkor az alábbi csatornákon megtalálsz.
Bezár