GTD 2.0 - Automatizálj, hogy produktív lehess

Lehet, hogy a cím egy kicsit erős, de amiért megtartottam: A GTD egy szuper metodológia, ami alád teszi a produktív munkához szükséges gondolkodásmódot. Az, hogy ehhez milyen rendszert használsz, már rajtad múlik. Lehet papír alapon, noteszt mindig magadnál tartva, vagy digitálisan, mindig mobilon, laptopon jegyzetelve. Előbbinél elvitathatatlan a hangulat, ahogy serceg a töltőtoll a papíron, de az is mellette szól, hogy a papírra jegyzetelés mindig ad egy kis pluszt a kreativitásnak. A digitális jegyzetelés mellett viszont az szól, hogy az tényleg mindig kéznéz van és a felhő szolgáltatásoknak hála minden eszközön egyszerre el is érhető.

Én ez utóbbi mellett kötöttem ki, ami hamarosan követett egy nagyobb hullámú “productuvity porn” időszak, amikor minden eszközt és minden lehetőséget kipróbáltam. Ennek előnye az lett, hogy megtaláltam a számomra és szerintem legtökéletesebb megoldást, hátránya, hogy ha egyszer rákapsz, akkor könnyen beleeshetsz abba a hibába, hogy sose lesz stabil rendszered, mert mindig valami újítást próbálsz bevezetni. A rendszerem egyik alap eleme pedig az lett, hogy ahol volt rá szükség és lehetőség, ott a manuális rögzítést kivettem, helyette pár automatizáló szoftverre bíztam a munka oroszlán részét. Erről lesz szó néhány bekezdés múlva!

Pár szó a GTD-ről

A Getting Things Done metodológia valamivel több mint egy éve került be az életembe, akkoriban kezdtem el ugyanis keresni olyan módszereket, amikkel rendszert tudok vinni a munkámba, mert erősen a multitasking nyomása alá kerültem.
Megnéztem több féle megoldást, például az Eisenhower mátrixot, ami jó, de nem volt elég alapos.

 

A GTD előnye, hogy nem kifejezetten arra korlátozódik, hogy hogyan kezeld a feladataidat. Sokkal inkább az a fontos, hogy milyen módszerekkel lehet fejben megkönnyítened a mindennapjaidat ahhoz, hogy a feladataid megoldására tudj koncentrálni, ne pedig arra, hogy épp mit is kellene csinálnod. Részletesebben erről itt írtam.

A Getting Things Done egyik fontos eleme, hogy legyen egy számodra kényelmes rendszer, amit használsz. Mindig azt, mindenre, nem csak munkahelyi dolgokra. Nálam ez három elemből áll össze:

ToDoist – minden feladatom itt kerül rögzítésre (helyettesíthető például Asana-val, én is majdnem ezt tettem)

Evernote – mindig ide jegyzetelek 

Pocket – ez a referencia kezelő rendszer, ahol a fontos / hasznos anyagokat tárolom. (Erre jó alternatíva lehet a Feedly is.)

Ezt még, a teljes igénye miatt kiegészíti a Google Drive és a Trello, de ezek inkább ennek a hármasnak a kiegészítő elemei, nem az alapvető rendszer részei.

Tökéletes eszközt keresel GTD-hez?

Ismerd meg a Todoist programot, most online tréning keretében tanulhatod meg profi módon használni.

Regisztrálj most!

Rendeld meg a képzést, amit saját tempódban, online elvégezhetsz és a képzés végén egy tökéletesen felépített Todoist rendszert kapsz majd!
Megrendelem!

 

Automatizált kontroll

A három különböző rendszer önmagában odafigyelést igényel, hogy rendben legyen tartva, mert ha csak bedobálsz mindent, akkor hamar káosz lesz. Most vegyük alapvetésnek azt, hogy van egy meghatározott módszered arra, melyik rendszerbe hogyan helyezel el elemeket.

Ami a productivity porn-ban való megmártózásom eredménye lett: egy sok ponton automatizált rendszer, ami átfogja az általam használt három fő programot (ToDOist, Evernote és Pocket).

Az alap gondolat az volt, hogy mindhárom rendszert aktívan és rendszerezetten használom, de az olyan feladatoknál, amiknél egyszerre több rendszer is érintett volt, többször kellett rögzítenem. Például egy meeting jegyzetből taskok estek ki nekem, amiket külön fel kellett rögzítenem ToDoistbe. Ha ezt akkor nem intéztem el, akkor vagy emlékeztetőt állítottam be Evernote-ban, vagy fennállt a veszélye, hogy valami elmarad. Vagy találtam egy fontos cikket, amit mindenképp el kellett olvasnom, de akkor épp nem volt időm rá, hát elmentettem Pocket-be, de onnantól már rám volt bízva, hogy eszembe jut-e az alkamas időpontban.

Ezeket a hiba lehetőségeket és dupla rögzítéseket váltottam ki egy félig automatizált, címkézés vezérelt rendszerrel, amit most be is mutatok, illetve adok pár “receptet” is, amit azonnal használni is tudsz majd.

A rendszer magja

Mivel egyszerre több programot is használok, így elég egyértelmű volt, hogy kell egy újabb, ami ezeket összefogja. Elég hamar előkerült a Zapier, de mivel kihasználni csak úgy tudod igazán, ha előfizetsz, elkezdtem körül nézni. Egyből meglett a nyertes: IF (leánykori nevén IFTTT).

Az IF pontosan azt adta hozzá a rendszerhez, amire szükség volt: különböző események által automatikusan lefuttat egy másikat. Gyakorlatilag minden online platformmal össze lehet kötni és szinte korlátlan kombinációs lehetőségek vannak, határ csak a csillagos ég.

Működés közben a gépezet

Első lépés: előkészítés

Itt a legegyszerűbb megoldás a legjobb, ezt javaslom neked is: leültem egy notesszal és összeírtam, hogy a saját rendszeremben milyen folyamatbeli lépések vannak, majd kiemeltem azokat, amiknél két program között kellett váltani.

Néhány példa:

  • Jegyzetből feladat (Evernote » ToDoist)
  • Feladatból jegyzet (ToDoist » Evernote)
  • Olvasnivalót nem elfelejteni (Pocket » ToDoist)
  • Jó cikk alapanyagot elmenteni (Pocket » Evernote)
  • Fontos hírleveleket mindenképp elolvasni (Gmail » ToDoist)
  • Nem fogadott hívásokat elintézni (Mobil » ToDoist)
  • Saját cikkeimet megosztani (RSS » ToDoist)
  • Ezek azok, amik talán a fontosabbak, de még rengetek ilyen összefüggést lehet találni.

Második lépés: kísérletezés

Az előkészítés után elkezdtem az első IF receptek összeállítását és leteszteltem, hogy működnek.

A kísérletezésből kibukott, hogy egy csomó minden szuper, más receptek használhatatlanok, megint másokat csak egy kicsit optimalizálni kellett. Ezekből alakult ki végül egy 30-40 receptből álló lista, amire mindig számíthatok és összeköti a GTD rendszerem elemeit, ezzel rengeteg időt spórolva meg nekem, de ami még fontosabb: radikálisan csökkentette annak a lehetőségét, hogy homokszem kerüljön a gépezetbe, ezzel pedig jelentős, érezhető mértékben csökkentette a feladatok kezelésével kapcsolatos stresszt. Szinte mindegy, hogy hol rögzítek be valamit, a végeredmény egy feladat lesz ToDoistben, így alapvetően elég csak ezt átnéznem a napi / heti összesítések, tervezések alkalmával.

Harmadik lépés: önkontroll

Igazából ez nem egy kifejezett lépése a folyamatnak, mégis fontos kiemelni. Az IF és hasonló rendszerek lényege, hogy pillanatok alatt tudsz összekapcsolni rendszereket, eszközöket.

Ezzel az egész arra motivál, hogy csináld tovább, készíts újabbakat.

A GTD alapja viszont egy stabil, jól bejáratott rendszer. Ha folyamatosan változtatsz, ha folyamatosan hozzáadsz valamit, akkor soha nem fog megszokás szintre kerülni a metodológia, mindig azon kell majd gondolkoznod, hogy mit is kell tenned, illetve egy IF használat esetén, valyon ez hogy került ide.

Nincs szükség folyamatos fejlesztésre! Ha megtaláltad azt a rendszert, ami jól működik, akkor használd. Élvezd, hogy jól működik és tehermentesíti a fejed, megkönnyíti a napjaid.

Az ajándék

Ígértem néhány kézzel fogható tippet, amivel fel tudod turbózni a rendszeredet pillanatok alatt.

Először is lépj be az IF-be, majd kösd össze az általad használt programokkal (ToDoist, Asana, Trello, Evernote, Pocket, Google Drive, Twitter, stb.)

Másodszor klikk az alábbi receptekre (amelyik tetszik) és mentsd el magadnak. Ha van olyan program, amit még IF-en belül nem kötöttél össze a profiloddal, akkor azt meg kell még tenned.

Harmadszor: az alábbi recepteket mentsd el magadnak és használd.

Ez csak pár példa, hogy könnyebben érezz rá. Az adatokat pedig igazítanod kell a saját igényeidhez (pl. RSS feed url).

Ha van neked is valamilyen csoda IF recepted, akkor oszd meg velem!

Produktív napot!

Számomra komoly dilemmát okozott a kezdetekkor, hogy mi legyen az a központ, ami rendszert tud vinni a munkahelyi infó áradatba, amivel nap mint nap szembe kellett néznem.

Erre a megoldást nekem nem 1 program hozta el, hanem egészen pontosan 3.

Az első a ToDoist, amivel minden bejövő/megoldandó feladatomat szuperül tudom adminisztrálni, priorizálni, akár archiválni is későbbre. E nélkül a multitasking áldozata lennék én is.

A második egy jegyzetelő szoftver, ami elbírja az ötleteket, meeting jegyzeteket, projekt tervezéseket, stb. Itt első körben a hagyományos jegyzet füzet vált be nekem, valahol meglepő módon. Ennek 2 oka van: szeretek írni, a szabadkezes írás szerintem jó hatással van a kreativitásra is; másrészt egy jó színkódolt rendszerrel egy papír alapú jegyzet tömb is nagyon jól átlátható marad.

Végül mégis a digitális megoldás felé vitt a sors, mert sok esetben nem volt nálam a füzet, így elkallódtak ötletek, adatok. A végső befutó az Evernote lett, erről fogok lassacskán írni is, egy nekem fontos aspektusból. Sőt, végül készíttettem egy online elvégezhető tréninget is, amit bárkinek jó szívvel ajánlok, ha szeretné alaposabban is megismerni!

Miért az Evernote?

Összeszedni nehéz inkább, hogy mi minden szólt mellette a jól átgondolt, racionális okoktól kezdve a klasszikus impulzus vásárlói benyomásokig. Lényegében majd minden tökéletes az Evernote-ban, ami nem, annál pedig látszik, hogy egyszerűen máshogy gondolkozok, mint a fejlesztői…

Az Evernote legfőbb előnyei:

  • Online felület, azonnal szinkronizál mindenhonnan.
  • Minden általam használt platformon elérhető.
  • Jól integrálható a félautomatizált rendszerembe. (erről itt írtam)
  • Kiváló eszköztár jegyzeteléshez. Ha nem is tökéletes megoldások – még -, akkor is minden lehetőség adott. Gépelt szöveg, kézzel írott, kép mentés jegyzetbe, hogy csak a kedvenceimet említsem.
  • Jól rendszerezhető. Mappákba lehet a jegyzeteket rendezni, azokat gyűjteményekbe, lehet kiemelt jegyzeteket megadni, minden jegyzetet egyesével tag-elni. Ezek a legfontosabbak.
  • Nekem fontos, hogy amit használok, az ne okozzon vizuális sokkot és az Evernote design megoldása nekem ezt az élményt is megadja.

Mire használom én?

Gyakorlatilag mindenre, aminél szükség van arra, hogy írásba legyen foglalva valamilyen adat. Munkahelyen, otthon, vagy a kettő között, mobilon.

Ami viszont számomra különlegessé tette, hogy tökéletesen illeszthető volt a saját GTD rendszeremhez. Ez egy fontos kritérium volt a keresésnél, de erről majd külön legközelebb, mert megérdemel egy önálló témát.

Amiről most lesz szó, az Evernote általános bemutatása és tippek a hatékony használathoz.

Evernote Online Tréning

Ha a sok blog poszt kevés, akkor tanuld meg online tréningen, hogy mi mindenre lehetsz képes az Evernote segítségével!

Regisztrálj most!

Rendeld meg a képzést, amit saját tempódban, online elvégezhetsz és a képzés végén egy tökéletesen felépített Evernote rendszert kapsz majd!
Megrendelem!

 

Kezdd el te is. Így!

Miután regisztrálsz, a rendszer ad egy rövid bemutatót, hogy mire is lehet használni. Ezeket fogod látni a jegyzeteid között:

Az Evernote nem csak egy jegyzetelő app.

A sorrend kicsit fura, mert a programot legelőször is jegyzetelésre tudod használni, a többi már az extra, de haladjunk sorban.

1.   To-do list készítés

To-do list készítés Evernote-banLehetőséged van arra, hogy egy jegyzeten belül létrehozhass olyan listát, ami előtt egy pipálható box van, így látod, hogy a listából mit fejeztél már be. Plusz, mivel jegyzeten belül van, így elég jól lehet témánként feladat listákat készíteni és azokkal fókuszáltan foglalkozni.

Alapvetően nekem nem volt ezzel kapcsolatban nagy “wow” élményem, mert a funkció gyakorlatilag annyit tud, amit leírtam, de azt viszont jól tudja.

Pro:

  • Egyszerűen és gyorsan tudsz téma specifikus checklistet készíteni.
  • Minden eszközön tudod vezetni, pipálni.

Kontra:

  • Kevésbé testre szabható. Csak egy szintű listát tudsz vezetni könnyen, nem jól kezeli le a rendszer, ha több szintű checklistet szeretnél.
  • Nem lehet emlékeztető beállítani checklist elemenként

A fenti pro-kontra alapján: a lista funkció szerintem egy kötelezően használandó eleme az Evernote-nak, de arra nem alkalmas, hogy ez legyen a központi feladat management platformod. Ehhez egy kifejezetten erre a célra dedikált programot használj inkább. Nálam ugye ez a ToDoist.

2.   Emlékeztető beállítása

Emlékeztetők beállításával az Evernote nem hagyja, hogy elfelejts valamit.Ez egy nagyon hasznos funkciója programnak. Egy-egy jegyzethez (, vagy csak önmagában, jegyzet nélkül) be tudok állítani egy emlékeztetőt, megadott időpontra, hogy ne felejtkezzek meg róla, vagy szükséges lesz elintéznem valamit.

Az Evernote még megfejeli a tippeket: Az emlékeztető jegyzetében tudsz to-do-listet hozzáadni, így ha csipog az értesítő, akkor van egy kipipálandó listád is. Ezt nagy szeretettel használom én is, remek megoldás. Amivel ez több, mint a legtöbb emlékeztető, hogy nem egy szöveg lesz az, ami megjelenik, hanem egy szabadon kitöltött teljes jegyzet. Ennek a legnagyobb haszna pedig a munkahelyemen van számomra.

Ha lesz egy megbeszélésem, amihez vannak jegyzeteim, akkor a legkényelmesebb megoldást az Evernote emlékeztető fogja adni. Mikor elkészülök az anyaggal, beállítok egy emlékeztetőt a meeting kezdetére. (Igazából 5 perccel azutánra, mert valójában csak akkor fog kelleni leghamarabb.) Így akármelyik eszköz van nálam, laptop, tablet, vagy mobil, egy mozdulattal meg van nyitva a jegyzetem és kezdhetjük is.

Tapasztalataim szerint van olyan program, ami kényelmesebb és hasznosabb megoldás emlékeztető használatára, de ki kell emelnem, hogy például vannak olyanok, akik a teljes GTD módszerüket Evernote-ban alakították ki, így a feladat management részt is, tehát erre is alkalmas!

Pro:

  • Vitathatatlan tény, hogy a jegyzethez kötött emlékeztetők nagyon hasznosak.
  • Az emlékeztetők, mint jegyzetek nagyon hasznosak az egyszerű szöveges riasztások helyett.

Kontra:

  • Vannak ennél könnyebben használható programok erre a funkcióra.
  • Nem olyan átlátható, ha sokat használsz egyszerre.

3.   Mentés a webről

Webclipper és ments le mindentEz talán az Evernote egyik leginkább olyan funkciója, ami egyedivé teszi a több jegyzetelő app-pal szemben.

A „Web clipper” egy multifunkciós eszköz, amivel tartalmat tudsz lementeni a jegyzeteid közé, méghozzá több féle formában is.

Az egyszerű képernyő részlettől kezdve a teljes weboldalon át a weboldal tartalmának egyes részeinek a mentéséig minden van, sőt kérheted, hogy csak a szöveget mentse le, így sokkal olvashatóbb lesz majd visszanézéskor az elmentett tartalom.

Mentéskor van egy default mappa, amibe mentesz, de ezt módosíthatod, ill. a beállításokban meg is adhatsz egy neked tetszőt, a mentést elláthatod tag-ekkel, hogy később tematikus keresésnél is megtaláld könnyen. Mi kellhet még, nem?

Pro:

  • Könnyű használni és sokoldalú tartalom mentést ad.
  • Chrome beépülő modullal a használata nagyon egyszerű.

Kontra:

  • Csak Chrome alatt érhető el, onnan tudsz tartalmat lementeni.
  • Meglévő jegyzetbe nem tudsz egyből menteni, Evernote-on belül kell egyesíteni őket.

4.   Képek mentése

Képeket is hozzá tudsz adni az Evernote jegyzeteidhez.Nem csak screenshotokat tudsz, webclipperrel lementeni, hanem direkt feltöltéssel tudsz képeket is hozzáadni a jegyzetekhez.

Ezt is sok dologra lehet használni. Inspirációs célra egy későbbi projekt előtt anyagokat gyűjtesz. Meglévő feladathoz design terveket felmentesz. Egy meeting jegyzethez a flipchart fotóját mellékeled. Rengeteg dologra hasznos.

Ebben a funkcióban nincs semmi extra, tud mindent, amit kell és semmi többet, de nem is kell.

Pro:

  • Minden kép mentéssel kapcsolatos igényt kielégít.
  • Gyors és könnyen kezelhető funkció

Kontra:

  • Nagy felbontású képek feltöltése után kicsit macera újra összehúzni a dolgokat és egységesíteni a jegyzetet, mert szétcsúszik eléggé.

 

Ezek az alap funkciók, melyekkel minden helyzetben segítségünkre lesz az Evernote, ha fel kell jegyezni valamit. Lehet, hogy vannak olyan programok, melyek 1-1 részt jobban tudnak, de az mindenképp az Evernote mellett szól, hogy ezt mind egyben ő tudja a legjobban.

5. Jegyzetelj

Jegyzetek

Röviden összegezve: majdnem minden olyan funkciót megad, amit egy rendes szövegszerkesztőtől elvárnál:

  • Formázás (félkövér, dőlt)
  • typo (rengeteg megszokott betűtípus, de akár sajátot is hozzá tudsz adni az asztali kliensben)
  • Felsorolás, sorszámozás
  • táblázatok

Plusz még néhány további funkció, szinte minden, ami ahhoz kell, hogy minden írott anyagot itt állíts elő.

Extraként 4 funkciót ki is emelek, amiktől több lesz, mint egy átlagos jegyzetelő program:

  • Hang jegyzet hozzáadása pillanatok alatt
  • Fotó hozzáadása, ami egy meeting jegyzetnél kifejezetten hasznos és legfőképp azonnal rendszerezett is tud lenni, nem kell később elő keresni a képet, hozzácsatolni az anyaghoz (de bármilyen más file-t is be tudsz csatolni)
  • Lokáció alapú jelző, amivel később akár a jegyzet készítésének helyszíne alapján is tudsz keresni
  • Google Drive integráció, ami lehetővé teszi, hogy bármilyen Google Drive-ban tárolt doksumentumot becsatolj adott jegyzetbe

Hogy könnyebben rendet tudj tartani és kereshetőbb legyen minden, egy nagyon alap funkció szintén adott: címkézés. Bár eleinte problémás lehet, hogy mindig, minden jegyzethez adj 1-2 címkét, hidd el, később nagyon hálás leszel érte magadnak.

Komoly Evernote használóként sokszor belefutok abba a hibába, hogy menet közben gyorsan felírok néhány ötletet, vagy egy telefonbeszélgetés fontos részeit, ami után több jegyzetem is lesz hasonló témáról. Ez viszont hosszú távon kaotikus lenne, de erre is van megoldás. Ha több jegyzetet kijelölsz egyszerre, akkor a rendszer felajánlja, hogy egyesítsd őket, így még a copy-paste megoldásnál is egyszerűbben tudod egy helyre pakolni a fontos információkat. Imádom.

A hab a tortán pedig, hogy ha szeretsz ebben dolgozni, akkor van lehetőség arra, hogy az Evernote jegyzetből egyből prezentálj is. Nem kell átmásolni máshova, hanem a jegyzet maga átáll prezentáció módba és már mutogathatod is a szuper ötleteket, terveket.

Csapatban dolgozol? Azt is támogatja! Nem olyan profi módon, mint a Google Drive (az egyszerűen tökéletes…), de nagyon közel van hozzá. Meg tudod osztani a jegyzetet a kollégáiddal és közösen tudjátok szerkeszteni ugyanazt a szöveget. Nagyon hasznos tud lenni, főleg ha szembe állítjuk az e-mailen küldözgetett különböző verzió számmal ellátott Word doksi rendszerrel.

Jegyzetfüzetek

Ami az Evernote igazi ereje, hogy a különböző jegyzeteket nagyon jól kezelhető jegyzetfüzetekbe lehet rendezni. Ezzel kapsz egy tematizált listát a jegyzeteidről, nem kell a munkahelyi jegyzeteid, otthoni kerttervezési ötleteid és a készülő könyved fejezeteinek jegyzetei közül kikeresned az épp szükségeset.

Készíthetsz “shortcut” listát a leggyakrabban használt jegyszetfüzeteidhez, de a különböző jegyzetfüzeteket gyűjteményekbe is rendezheted (Munka » Projekt 1, Projekt 2), ami megint egy hatásos rendszerezési eszköz, mert egy idő után számolatlan jegyzetfüzeteid lesznek és nem fogod tudni követni. Arra, hogy ezt hogyan tudod elkerülni a GTD módszertan segítségével, a következő Evernote posztban adok is pár lényeges tippet.

Pro:

  • Jól, könnyen kezelhető a jegyzetelés
  • Sok formátumot támogat, nem csak írott szöveget
  • Jegyzetfüzetek, gyűjtemények a rendszerezéshez

Kontra:

  • Headline formázás nincs benne (H1, H2…), azt máshol kell beilleszteni, ha például blogposzt lesz belőle később 🙂
  • A helyesírás ellenőrzés nincs

Összességében szerintem ha jegyzetelésről van szó, akkor ma az Evernote a király, de folyamatosan érkeznek a kihívók, ezt látni kell, valamint a mostani, ingyenes szolgáltatást érintő változtatása a cégnek szintén nem pozitív dolog, de erről később, plusz szerintem nem egy nagy érvágás, simán megugorható érdemi veszteség nélkül.

Ha viszont az Evernote nem az igazi, akkor még javaslom a Microsoft OneNote platformját, amiről Rátz Tibor már írt a blogon korábban. Ott is adottak a funkciók, van akinek a Microsoft megoldásai jobban kézre állnak.

Nálam az Evernote az abszolút nyertes. Ha tetszik, akkor itt tudsz regisztrálni.

Az online Evernote oktatást pedig itt találod.

Te mit használsz?

Egy kis háttérinfó

A GTD az a módszertan, ami felesleges folyamatok és stressz nélkül tudja megemelni a produktivitás szintedet!A 3 betű a Getting Things Done rövidítése. Egy  módszertant jelöl, aminek a lényege, hogy a feladataid elvégését a lehető leginkább stresszmentesen tudd le. Ez azért elég jól hangzik.

A metodológia David Allen nevéhez kötődik, s az erről szó ló könyvét világszerte több, mint két millió példányban adták el és 30 nyelvre fordították le. (Magyarul a  HVG könyvek között is megtalálod.)

A könyv és a módszertan alapja a megfelelően szervezett, tervezett feladatmenedzsment-rendszer.

A GTD 5 pillére

Ha ellátogatsz David Allan oldalára megtalálhatod a metodológia 5 alap pillérét, ami mentén szervezned kell a feladataidat.

Részletesn pedig a következőt takarja:

Mint olyan embernek, aki otthonosan mozog a webanalitikában, nehéz volt anno belátnom, hogy önmagában a webanalitika kevés. Nem elég, ha mindent mérsz, mindent riportolsz és minden ott van feketén, fehéren.

 

Az, hogy mi hiányzott, igazából az elmúlt pár évben találtam meg, s az elmúlt időben fogalmazódott meg bennem egy pontos válasz erre.

 

Az analitika önmagában semmi!

Lehet mérni a tudásodat abban, hogy milyen könnyen tudsz kinyerni bizonyos adatokat a rendszerből. vagy hogy azonnal megmondod a látogatók hány százaléka érkezett mobilról, abból mennyi volt a férfi és a 18-24 év közötti.

Ez lehet egy szempont. Ha ez a fő elv, akkor rossz hírem van: egy idő után mindenki meg fogja (ha tényleg akarja) tanulni a webanalitika minden trükkjét és már nem lesz kérdés, hogy valamit meg tudsz-e mondani, amiről alapvetően a rendszer képes adatot gyűjteni. Ha ezt eléred, akkor… hátradőlsz és stagnálsz, élvezve a hihetetlen mennyiségű tudást és rutint? Ez a kérdést zavart engem kezdetektől fogva (nem, nem tudok mindent és terveim szerint nem is fogok), mert láttam, hogy véges számú kombinációra képes pl. az általam használt Google Analytics rendszere is. Temérdek kombinációra, de véges számúra.

Így gyakorlatilag biztosítani tudnám azt, hogy bárkit szétbombázzak emészthetetlen mennyiségű adattal és várjam, hogy mit mond rá.

Többen tudjátok rólam, hogy  a napi feladatok megoldásához nekem a GTD (Getting Things Done). A GTD egyik alapja a jó task management, ehhez meg kell találni a megfelelő eszközt a saját magad számára. Nekem ebben hosszas válogatás után, amiről egy korábbi posztban is megemlékeztem, a Todoist lett. Most ezt a programot fogom részletesen bemutatni, ill. azt, hogy én hogyan használom.

Todoist

Ha röviden kellene bemutatnom, akkor: ez egy professzionális feladat management eszköz.

Elérhető böngészőből, laptopra telepítve, vagy mobil applikációként, plusz beépülő modulként még számos, gyakran használt helyen, pl. Gmail, Outlook, vagy Chrome. Tehát mindenki megtalálja azt, ami neki a legkényelmesebb.

 

Online Todoist képzés!

Szeretnéd megtanulni a Todoist használatát profi módon? Elérhető már az oktatási anyag a weboldalunkon, online formában!

Regisztrálj most!

Rendeld meg a képzést, amit saját tempódban, online elvégezhetsz és a képzés végén egy tökéletesen felépített Todoist rendszert kapsz majd!
Megrendelem!

Funkciók

Minden alap elvárást kiszolgál funkciók terén, így:

  • Létre tudsz hozni projekteket a nagyobb tennivalókat, amikbe össze tudod gyűjteni a hozzá tartozó feladatokat.
  • Projektekbe ágyazott projektek, ha komolyabb dologról van szó, ami több szálon is fut. Pl. egy nagyobb volumenű fejlesztés.
  • Task kezelés egyszerűen (részletesebben lentebb)
  • Határidők beállítása
  • Emlékeztetők, ha esetleg elfelejtenél valamit, vagy nagyon határidős

Szerintem ezeket kell tudnia mindenképp még a legegyszerűbb task management programnak is.

Ezen felül a Todoist (nem csak a Todoist) még az alábbiakkal kényeztet el:

  • Címkézés, ennek használhatósága az egyedi összeállítástól a teljes használhatatlanságig terjed, embere válogatja, de adok rá majd egy tippet, hogy hogyan használd.
  • Színkódolás. Minden projektnek külön színkódot tudsz beállítani, így végig nézve a projektjeidet, pár pillanat alatt szét tudod választani őket és megtalálod, hogy melyik kell most. Én pl. egyszerűen munkahely (3 szín árnyalat ugyanabból a színből), privát és tanulás színeket használok.
  • Kooperáció. Projektenként tudsz meghívni munkatársakat, akikkel közös projekten dolgoztok, így együtt tudjátok pusztítani a taskokat, látjátok a közös munka aktuális állapotát.
  • Komment. Minden task alá tudnak a résztvevők kommentelni, így akár itt is tudtok egyeztetni fókuszáltan, 1-1 feladathoz kapcsolódóan.
  • Sub-taskok, amivel még tovább lehet szofisztikálni a használatot, mert egy feladat alá is be tudsz tenni számos kisebb feladatot.

Kiemelendő, a teljesség igénye kedvéért, hogy a fentiek közül több is csak akkor érhető el, ha kifizeted a Todoist Premium éves díját, ami ~7200,- forint, ami azért nem egy komoly összeg 1 évre.

Viszont az is lényeges, hogy a program tökéletesen használható ingyenes verzióban is, nekem onnan összesen két funkció hiányozna csak: az emlékeztető és a címkézés. Minden más ott van, így ha kipróbálnád, akkor szerintem kezd az ingyenessel.

Kis apróság, de jól eső plusz: a színeit valamennyire testre tudod szabni, így a szemnek is kellemesebb kicsit a látvány…

Nézd meg a TOP 10 kedvenc funkciómat 

 Tervezd meg a projektjeidet

Ahhoz, hogy hatékonyan tudd használni, nem árt, ha megtervezed a struktúráját. Alább két megoldást fogok leírni, én mindkettőt kipróbáltam, végül az első mellett kötöttem ki.

Kevés projekt, nagy hatékonyság

todoist advanced projectsAz egyik megközelítés szerint egyszerre max 5 projektet hozz létre (privát dolgok is beletartoznak), mert akkor fogsz csak hatékonyan dolgozni, ha egyszerre csak 3-5 projektre koncentrálsz.

A max 5 projekt kicsit azért csalás, mert ez konkrét feladatokra vonatkozik, viszont alapvetően vannak rendszeres dolgok, amiket projekttől függetlenül el szoktál végezni. Ezeket külön projektben, az 5-ön felül kell vezetni.

Az általam olvasott cikkben (micsoda véletlen, a Todoist oldalán) összesen 3 projekt van megadva. Munka, Privát és Rutin. Ez utóbbi az, ahova a napi/heti/havi szinten ismétlődő feladatokat pakolod be, munkahelyi és privát vegyesen, így a Munka projektbe csak az kerül be, aminek aktuálisan el kell készülnie és kifejezetten egy projektre vonatkozik.

Pro/kontra:

  • Jó megoldás arra, hogy csak egyszeri feladatok kerüljenek mindenhova máshova, amiket az adott feladat megoldásához el kell végezned, a folyamatos munkát külön követed.
  • Cserébe a Rutin mappába vegyesen kerülnek be a feladatok. (Ezt címkék használatával tudod orvosolni, de szerintem azt jobb másra használni.)

A Munka és a Privát mappákba természetesen tudsz alárendelt projekteket létrehozni, így szegmentálni a feladataidat. Az elmélet leginkább inkább itt valósul meg: igyekezz fő projektként egyszerre hármat kezelni mindig, hogy tudj fókuszálni. Ha több van, akkor pl lehet egy “Következő” projekted, ahova felveszel minden feladatot, aminek nekifogsz, ha szabadul fel hely.

Sok projekt létrehozása helyett nálam a címkék használata vált be végül. Minden Munka projektbe kerülő feladathoz hozzárendeltem egy pontosító címkét, hogy milyen konkrét projekthez is tartozik, így sokkal átláthatóbb lett például az ömlesztett “Rutin” projekt is.

Több projekt, átlátható struktúra

todoist starterA másik lehetőség, hogy minden feladatot a neki való projektbe helyezel és egy nagyon pontos projekt fát építesz fel. Például Munka projekt, azon belül Weboldal, Az alatt Karbantartás, UX teszt, Webdesign, Analitika, stb. projektek. Vagy ha agilisan dolgozol, akkor a Fejlesztés projekt x alatt lehetnek a Sprint 1-2-3-x projektjeid.

Ez első ránézésre bonyolult. Az is, viszont pont ez az ereje! Ha jól átgondolt struktúrát építesz fel, akkor átlátható marad és mindent azonnal meg fogsz találni, amivel foglalkozni szeretnél.

Pro/Kontra:

  • Mellette szól a szervezettség, amivel funkcionálissá tudod tenni az egészet, adott időben tudod nézni az összes feladatodat, vagy mindent ami munka, vagy minden egy adott projektről.
  • Ellene szól, hogy kicsit több odafigyelést igényel a struktúra felépítése és karbantartása.

Az, hogy a fenti két megoldás közül neked melyik a legjobb, az fogja eldönteni, hogy milyen kifutású feladataid vannak. Ha sok, gyorsan kipörgő feladatod van, akkor jobb az első, de ha nagyobb projektjeid vannak, amiket érdemes akár alábontva kezelni, hosszabb időn keresztül, akkor egy stabilabb struktúra előnyösebb. (Vagy egy harmadik megoldás, amit kitalálsz – és megosztasz velem kommentben 🙂 – mert neked az még jobb)

A GTD a Todoist motorja

Ha megvan a struktúra és fel is töltötted az első adag feladattal a projekteket, akkor jön a napi szintű használat. Ez a legkritikusabb része a Todoist használatának is, sőt az egész GTD metodológiának. Ha nem rögzítesz minden feladatot mindig ugyanoda (Todoist, Asana, kockás füzet, bármi), akkor egyik sem lesz pontos, így nem is támaszkodhatsz rá a mindennapokban.

Személyes tapasztalatom az, hogy ezt az ugrást az segít megtenni, ha nem csak a munkahelyi dolgokat viszed ide fel, hanem az otthoniakat is. Persze nem kell minden napra egy-egy reggeli-ebéd-vacsora feladatot felvinni (persze lehet…), de vannak olyanok, amiket akár el is felejthetsz, így érdemes felírni (bevásárlás, számlák, lotto, autószerelő). Ezzel tulajdonképpen csak mélyíted magadban az alkalmazás használatát és hamarabb válik rutinná.

Mivel nálam a GTD a munkám alapja, így a ToDoist kiválasztása egy fontos döntés volt.

Ha érdekel a GTD, akkor itt tudsz utána olvasni, hogy mi is az.

Hogyan használom én a Todoist programot?

Tippek ToDoist használathoz

Platformok

A legelső, hogy keresd meg a neked leginkább megfelelő elérési pontot. Mobilon mindenképp fent kell lennie, de ezen felül van desktopra telepíthető verzió, böngészőbe beépülő modul, Outlook modul, de még Gmail modul is.

Az Outlook (ha azt használsz) szerintem kötelező, mert a leveleidet direkt módon hozzá tudod adni a feladataidhoz és később meg is nyithatod őket, ha foglalkozni akarsz velük.

Shortcuts

A gyors feladat rögzítéshez mindenképp érdemes áttanulmányozni a különböző shortcut lehetőségeket is.

add task advanced

Pl. !!Fontos feladat:!! tom at 9 p1 gyereket kitenni az iskolában @suli

Ez a Todoist számára azt jelenti, hogy: Fontos feladat: holnap 9-kor kitenni a gyereket az iskolában. Prioritás 1, címke: suli.

Nagyon jól működik a programban a szövegértés, így rövidítéseket használva egy csomó dolgot meg tudsz adni gyorsabban, ill. pár extra funkcióval elérheted, hogy szinte mindent be tudsz állítani 1 begépelt sorral.

todoist single date

todoist recurring date

todoist formatting

A fentiek csak a fontosabb példák, még találsz jó pár opciót itt.

Rutinok

Még egy dolog van, ami szerintem nagyon lényeges. A rendszeres rutinok, amik mentén ellenőrzöd és priorizálod a feladataidat. Ez szintén egy GTD alaptézis, mert így tudod mindig fókuszálni adott időszakra az energiáidat.

Nálam erre két időpont vált be:

  • heti rutin: minden hétfő reggel a meglévő feladataimat prioritás és határidő szerint, amennyire lehet elosztom a hétre. Beállítok emlékeztetőket, alábontok egy-egy feladatot, amiknek külön határidőt adok meg, hogy a végén pontosan legyen kész az egész. Ez minden hétfőn körülbelül 20 perc.
  • Napi rutin: minden reggel (egy kávé mellett) megnézem az aznapi listát és felosztom őket aznapra. Ha szoros lesz a napirend, akkor még időpontokat is be lehet állítani, hogy tartani tudjam a tempót. Ez körülbelül napi szinten 5-10 perc.

Nap végén, fakultatív jelleggel, ami esetleg nem lett kész feladat, azt átütemezem egy mozdulattal másnapra. De ez annyira nem elegáns, mert ezzel felrúgom a heti tervet is, így igyekszem pontosan tervezni a hetemet.

 

Online Todoist képzés!

Szeretnéd megtanulni a Todoist használatát profi módon? Elérhető már az oktatási anyag a weboldalunkon, online formában!

Regisztrálj most!

Rendeld meg a képzést, amit saját tempódban, online elvégezhetsz és a képzés végén egy tökéletesen felépített Todoist rendszert kapsz majd!
Megrendelem!

ToDoist rendszer, az összefűzések

Azon felül, hogy a program önmagában működik számos platformon, plusz beépül sok másik programba, vagy egy további előnye is.

Aktív kapcsolatot lehet kiépíteni rengeteg másik program és a ToDoist között. Erről írtam korábban, hogy nálam ez hogyan épül fel.

Egy rövid és nem teljes lista, kedvcsinálónak:

  • Evernote
  • Trello
  • Outlook / Gmail
  • Google calendar
  • Youtube

A végére a legjobb, amivel a legtöbbet össze tudod kötni: az IF egyre több kapcsolatot ad, folyamatosan bővül és a ToDoist is benne van már.

A legfrissebb és számomra egy nagy öröm volt: múlt héten jelentették be, hogy direkt módon össze lehet kapcsolni a Slack-kel is. Mivel ezt aktívan használom, így jól jött, hogy már Slack-ből is tudod ToDoist feladatokat felvenni, ha kiderül valami a munka során.

Remélem meghoztam a kedved és találtál hasznos infot. Ha tetszett oszd meg, ha már használod, akkor írj nekem pár tippet hozzá!

Ha tetszett, iratkozz fel! Ne maradj le a következőről se:

Február elején sikerült ott lennem az idei Superweek konferencián, ahol sok nagyon érdekes dolgot hallottam.

Azok között is volt egy olyan előadás, ami nagyon megragadt bennem és ez vezetett a mostani cikkemhez is.

Az előadást Avinash Kaushik tartotta, amiben egy másik fajta megközelítést fogalmazott meg az ügyfelek csoportosításával, tevékenységük mérésével kapcsolatban és rendkívül inspiráló előadás volt. Nem új gondolata volt, de sokat finomodott az elmúlt pár évben.

Az akkor elhangzottakat egy korábbi cikkben már megírtam, ajánlom mindenkinek (őszintén).

 

Ez miért fontos itt?

Alapvetően mutatott egy szebb irányt a stratégiai tervezéshez, mint tartalommarketingesnek (és analitikusnak is), amit szeretnék megosztani veled is.

Gondolkodj el rajta Te is, építsd be, ha tetszik. Csak gazdagabb lesz tőle a hosszú távú stratégiád.

 

Az alapelv

 

Felejtsd el a Funnel analízist!

Kicsit erős, de mindjárt megmagyarázom, hiszen ezzel azt javasolom, hogy a legfontosabb alapok közül egyet kukázz ki.

Kezdjük azzal, hogy miről is szól a Superweek.
Analitikáról, adatról, mérésről.

Felpezsdült a véred egyből gondolom… Ami e mellett nagyon fontos, hogy ezen az 5 napon a szakma olyan gurujai jönnek el átadni tudásukat és ötleteiket, akik már réges rég túl vannak azon a szinten, hogy táblázatokat gyártsanak, látogatókat számoljanak és rámutassanak a vásárlási folyamat gyenge pontjaira – adatokkal alátámasztva-.

Amit kaptunk, az egy sokkal szabadabb látásmód és feladatok, megoldások. Hogyan tudunk egy adott folyamatot máshogy mérni, vagy akár (amiről Avinash kaushik a Superweekenmost is fogok írni) máshogy közvetíteni olyanok felé, akik nincsenek annyira jóban a számokkal, mint mi.

Indokolatlanul kiemelve, mert a többi előadó is fantasztikus volt, most a két Avinash Kaushik által tartott előadására térnék ki. Egyrészt mert rendkívül indpiráló témát hozott, másrészt a téma nagyon is élő és nálunk egyelőre akutt is.

 

A probléma, amit felhozott a Funnel használata. Mindent Funnel-eken keresztül tervezünk, mérünk, ami arra sarkall minket, hogy a cél az legyen: mindenki kerüljön egyre lejjebb a tölcsérben.

Multitasking helyett GTD

Amit most leírok, annak lesz a végeredménye, hogy miként oldottam meg az egyre inkább fejemre növő multitasking problémámat.
Ha tudod és érzed, a multitasking mit jelent, akkor mutatok neked egy megoldást.
Miután megismertem a GTD – Getting Things Done – gondolatát, metodológiáját, rájöttem, hogy rajtam ez fog segíteni. De egy próbát mindenképp megér.

Akármilyen jó is vagyok adott esetben multitasking téren, van az a mennyiség, ami már kezelhetetlen és akkor jön a baj, mert egyszerre nem lesz kész fél tucat feladat.
Egyértelmű volt, hogy ez nem fog működni tovább.

GTD lett a megoldás. Priorizálás, pontos feladat rögzítés, hogy semmi ne maradjon ki és minden meg is legyen oldva időre.
Ha érdekel a GTD bővebben, akkor vagy olvass utána itt pl, vagy várj egy kicsit, amíg írok róla külön, mert fogok hamarosan.

Egy weboldal sikerességét az biztosítja, ha az oldalon egyre több és több konverzió valósul meg. Ezt két oldalról lehet megközelíteni:

  • Növelni kell az oldalra látogató felhasználók számát.
  • Növelni kell a konverziók számát. Pont ez utóbbival foglalkozik a konverzióoptimalizálás.

 

 Konverzióoptimalizálás

Az egyik leginkább költség hatékony módja tud lenni egy weboldal optimalizálásának. Célja, hogy a weboldalam tartalmát az oda látogatók számára a tökéletes módon állítsam össze. Olyan tartalmat és olyan formában kapjanak, amire a leginkább igényük van. Ez hozza azt az eredményt, hogy az egyes oldalak teljesítménye is emelkedik, jobban konvertálnak. Sima win-win, ha tényleg jól csináltunk mindent. Ők többet és jobbat kapnak, nekem több lesz a konverzióm. 🙂

Ezt meg is fogalmaztuk egy bekezdésben, persze ennél messze-messze bonyolultabb a feladat és a költséghatékonyság is relatív.

A keresőoptimalizálás ma már egy kvázi közismert fogalom. Az, hogy mit takar azonban már számomra is kezd néha kissé ködös lenni. Olyan sok a kapcsolódási pont más, az egyszerűség kedvéért most a marketing alá besorolt ágazatokkal.
Már csak amiatt is fontos kérdés ez, mert az én meglátásom szerint, ha egy “SEO-s” továbbra is jó szakember akar maradni, akkor minden, a későbbiekben felsorolt témákban kisebb-nagyobb mértékben el kell mélyednie. Ez rendszeres kérdés saját magam felé is: milyen irányba bővítsem dinamikusabban a fegyver táramat?

2015-ben a seo önállóan már nem áll meg, kevés. Szükséges az alábbiakkal bővíteni a tevékenységi kört: